僕とコードとブルーハワイ

omega (@equal_001) の日記

超整理術を読んだ

効率的に仕事したくてインターネット上の知恵を漁っていたらこの本がオススメされていて、ちょうど Kindle unlimited にあったので読んでみた。

あなたの1日を3時間増やす「超整理術」 (角川フォレスタ) | 高嶋 美里 | ビジネス・経済 | Kindleストア | Amazon


内容としては、時間を生み出すために情報を整理したり余分に考えることをなくしていこうという感じだった。
読んでみていくつか実践し始めたことがあるので、良かったこととか合わなかったこととかをメモしていく。


1日目:デスクの整理

作業場は必要最低限のモノだけを置き、必要なものがすぐに取り出せるように整理しましょうというお話。

作業机に置いていいモノは20種類までと書いてあり、これには私も賛成で昔からほぼ何も置いていない生活をしている。自分はこっちのほうがスッキリしていて仕事しやすい。

一日目でやってよかったのは「持ち運ぶセットを作る」というモノ。
例えば、私はジムに通っているのだけれどお風呂道具を毎回適当な袋に入れて、帰宅後もとに戻してというのを繰り返していた。
そうするとたまに忘れ物も発生するわけで、あまりよろしくはない。
ジムには何度も行くわけなのでこの度専用のお風呂セットを作ってしまった。忘れ物はしなくなったし出かける前にバタバタしなくなり良かった。

入れ物は無印のEVAケースにした。安いしシンプルで中が透けて見えるのが良い。
www.muji.com


2日目:書類の分類

タスクの優先度をちゃんとつけてやるべき作業に集中できる環境を作りましょう、というお話。

本書内では書類の分け方について書かれていて、以下の4つに分類できるとのこと。

1. 今日やること
2. 5分で出来ること
3. 期日があること
4. 期限がないこと

とりあえず3と4のことは一旦忘れて毎日1に入ってる書類が空っぽになるようにひたすら頑張り、スキマ時間に2をこなせばOKという考え方。
私の場合は主にGithub IssueやBacklogのチケットで仕事のやり取りをしているので、書類=Issue/チケットに置き換えて毎日Google Documentにリストを作っている。
このリストがあるだけでやるべき仕事が可視化される。精神的にも良く、あれもしなきゃいつまでにやればいいんだっけという部分に無駄に脳内メモリを食わなくなってゆく。

今は仕事とプライベートの用事とかもこのリストで回している。
Google Documentでやると不便だなと思うのは、ファイリングされてる紙の書類と違ってすぐに3,4のリストが目に入ってしまうのであまり忘れられないことがある。ひとまずめちゃくちゃ改行してスクロールしないと見れないようにしているけど、たまにスクロールして見てしまうのであまり意味がない。

3日目:紙のデータ化

書類はデータで保存しましょうというお話。

職場では紙の資料は滅多に貰わないのと名刺スキャンの機械があるし、資料とか会議のメモをスマホで撮影するとかも習慣になっているので特にやることは無かった。
それよりも後で出てくるデータの分類のほうが大事だった。

4日目:スケジュールへ落とし込む

Googleカレンダーで作業の時間割を作成して頭の整理をする&今日確実にタスクを終わらせられるスケジュールをつくろう、というお話。
2日目でやったタスク整理の延長という感じ。

人間、仕事しているなと思っていても割とぼーっとしていたり無駄な時間を過ごしていることが多いので、「今はこのタスクをやるお時間なのでそれだけに集中しようね」というのがひと目で分かる時間割を作るという感じ。
自分の仕事はめちゃくちゃメンションが飛んできて差し込みが多かったりするけど、時間割を甘めに見積もって作るとちょうどいい感じというのが最近の所感。

時間割を作るメリットとしては、自分がどのくらいの時間でどのくらいの難易度のタスクをこなせるか、という見積もりを出す癖が付くことだと思う。
時間内に終わらせたいので、一人で抱え込んだりとかしてる暇がなくなり、早い段階で誰かに質問や相談をするようになってくるとも思う。自分は誰かに頼るのが苦手なので、これが良い方向に作用するといいなと考えている。

5日目:データの分類

5〜7日目はいかに情報に素早くアクセスできる環境を構築するか、というお話。
必要な情報をデータ化したはいいけど整理されてなかったら情報に辿り着くまでに時間がかかるので、フォルダを活用して自分に合ったカテゴリ分けをしましょうという感じ。

自分の場合だとサポート業務、案件、その他自分のメモ(思いついたアイデア等)、tmpにざっくり分けている。
例えば案件フォルダ内はこんな感じでまとめている。

f:id:equal_001:20210125011738p:plain
フォルダ命名ルール例

アクセスしやすいのもあるけど、毎回一時フォルダに入れる→小一時間かけて整理するみたいなことをしなくなり、資料を貰ったらすぐに置いておくべきフォルダに入れるようになった。
その場その場でやってしまったほうが後々圧倒的に楽なのでこの習慣が付いたのは良かったなーと思う。

あとは検索しやすいようにファイル名にキーワードを入れまくるのもまぁ良かったかな。
先頭に日付入れておけばいい感じに日付順にソートされるし、検索に引っかかりやすい=情報に素早くアクセスできる。

6日目:クラウドに必要情報をまとめておく

タイトル通り。
PCやスマホでもどこからでもすぐに必要な情報にアクセス出来るように全ての情報はクラウド上に置いておこう、というお話。
元々そういう生活してたのでサラッと読んで飛ばした。

7日目:一目でわかる索引を作る

スプレッドシートで各フォルダの索引を作っておこうというお話。

これは結構実践してよかったことの一つ。
私の場合、フォルダの索引というよりかは案件ごとのポータルシートを作成していて、各案件で使用するGithub, backlog, dropbox, esa, 弊社のプロジェクト、各種サービスのURLのリストを載せてある。
社内案件や外部案件によって使っているツールが異なるので、毎回「この案件のプロジェクトサイトどこだっけな〜」「xxの改修で議論してるIssueはどれだっけ」みたいになっていたのだが、このポータルサイトを見ればすぐにアクセスできる。
探すのに手間取ってやる気が削られることも無くなり、ちゃっちゃとやるか〜みたいな気持ちになれるのでとても良い。

8日目:ネタとなるデータを保存する

日々仕事に必要になりそうな情報(数字などの統計的なデータや事実関係)をストックしておき、仕事の視座を高めたり必要な時に情報を活用できるようにしておこう、というお話。

これは結構良い取り組みの一つになった。
まず新しい話題が出た時のキャッチアップ時間が早くなった。
仕事に関することを集めているのでアンテナの感度も高まってくるし、議論も前より少し深めの話ができる感覚がある。
適度なインプットをし続けることでアウトプットの機会も多くなる。良いサイクルが回る感覚がある。

9日目:自分の時間を把握する

分刻みで自分の行動を記録し、どんなことに無駄な時間を使っているのかを認識する。そして一つ一つの行動に対し効率の良い方法を考えて行動すれば余分な時間は生まれますよというお話。

これは最初やってみたら毎回記録するのがめちゃくちゃ面倒くさいし「あっ自分はこんなに無駄な時間を過ごしていたんだぁ・・・」と少し落ち込んだりした。
そのうち、分刻みでいちいち記録するのが嫌になり無駄な行動をしなくなった。
具体的にいうとクエリ叩いた結果が返ってくる間にSNS見たり記事を読んだりとかそういう細かいやつ。
スキマ時間も仕事に関係ある作業をすれば記録しなくて済むので仕事しよう、みたいな感じになっていった。環境要因って大事だなと思った。

10日目:定型化で時間を生み出す

頻繁に使用するワードや書式とかはテンプレート化しておき、本当に必要な部分にだけ時間を使おう、というお話。

これはプログラミングしてたら自然と気付く原理だと思っていて、GithubのIssue Template とかはこれに当てはまる。
あとGoogleに定型文を登録しておくのもよくやっていて、例えば「ごか」までタイプしたら「ご確認よろしくお願いします。」と出るようにしている。
割とサクッと対応できることなのでやっておくと良い。

11日目:隙間時間の活用

スキマ時間を見つけて雑務をこなしていきましょう、というお話。

これを実践したらだいぶ本筋の仕事に集中できるようになった。
話すトピックがまとまってないような不毛なMTG(これは別問題としてなんとかしないといけないが)があるときとかは、メールやメンションチェックをしたり5分でできることリストを潰している。
5分でできることリストを作っておくと「いまスキマ時間だからやっておこう」とサッと脳内で切り替えられるので便利。

12日目:習慣化する

結局のところ継続は力なりというお話し。
習慣化することでいつしか自分のスキルになり何か有益なことに活かされる瞬間が来る。パフォーマンスアイスバーグモデルっぽい考え方かも。

実はこの本を読み始めてから約3カ月経過していて、ある程度習慣化できたなと思ったら日記を書こうと決めていた。
今では各項目、日々の習慣として定着しつつあり、かなり仕事上のストレスは減った実感がある。
とりあえず毎日行動してみることで、今までぼんやりとしか認識しようとしてなかった「何故仕事がうまく進まないんだろう」という問題について考え・分析できたことが一番大きい。

13日目:自分をコンテンツ化する

自分ならではの視点のコンテンツ化を意識して情報発信し続けることでマーケティングの視点が身につくしビジネスチャンスにも繋がっていくよ、というお話。

実は一つやり始めているのだけど、最初から独自のコンテンツとして出すのはかなり難しい。
自分のコンテンツをコツコツ発信しつつ、周りの似たような情報発信している人達をみたり、外の反応を見たりして、自分だったらこういう情報が発信できてみんなも楽しめそう、というのを手探りでやっている感じ。案外楽しくて、次はこういうの試してみようかな、と続けられている。徐々に見てくれる人が増えているので今後も続けていく。
最初はできるだけ手軽にアウトプットできることが大事と思っていて、今の時代いろんなツールがあるからこだわろうとするといくらでもできる、けど疲れてしまうので自分の今持ってる手札を使いつつ裾野を広げていくのが良い。

14日目:お金の整理

投資になることにお金と時間を使いましょう、というお話。

上質な体験と将来お金を産むものだけを買う、というのは数年前からやってよかったと思っていることの一つ。
大学生の頃から「誕生日プレゼントはモノより体験が欲しいです」と伝えていて、例えば自分一人では行かないようなちょっと良い旅館に宿泊したりお店に連れて行ってもらったりした。自分がモノを買うときは本当に必要なものを買うほか、面白そうな経験ができそうなら買ったりする。
モノはその形のまま止まっているけど体験は後から広がるイメージで手札になるというなーと思っている。どこかのタイミングでその知識のおかげでコミュニケーションがスムーズにいったり良いアドバイスができたりする。経験したことが誰かの人生を豊かにする事ができたときって結構嬉しい。

この本では年収の4割は投資に回せと書いてあるが、結構基準厳しい気はする。
そもそもどこに何を投資すればいいか、を考えて選び取るのが一番難しい。
最近はお金より時間を使った投資が多いので、時間を産むために金を払っている。


感想

もともと敢えて無駄な時間や余白時間を楽しむのが好きな性格だったが、やりたいことをやるためには必要なことだと思いこの本に書かれていることをやり始めた。
今でも著者のようにメリハリのある生活には100%できないけど、作業時のストレスが激減したり、やるべきことに集中してコミットできるようになってきた。
何より継続して行い習慣化することが大事なので、実践開始から今日までの約3ヶ月間継続できたのは自分で自分を褒めたい。

基本的に時短が得意な人はめんどくさがり屋でやりたいことたくさんある!というエネルギッシュな人が多い気がする。この記事で読んだ本の著者と通ずるものがある。
なぜ、あなたの仕事は終わらないのか - 僕とコードとブルーハワイ 

自分はそんなにエネルギッシュな方ではないけど、実践してからちょっとそっちよりになってきたかもしれない。前後してるけど相互作用はありそう。
とにかく実践してよかったのでブログにまとめた。